Hard- und Software auswählen und ihre Beschaffung einleiten
Aus den bestätigten Anforderungen wird eine passende Kombination aus Hardware, Software und Dienstleistungen ausgewählt. In der Prüfung zählt nicht die teuerste Lösung, sondern eine nachvollziehbare Entscheidung, die Leistungsfähigkeit, Wirtschaftlichkeit, Nutzungsdauer, Barrierefreiheit und betriebliche Vorgaben gemeinsam berücksichtigt.
IT-Systeme bedarfsgerecht zuordnen
Je nach Einsatz kommen Desktop-PC, Notebook, Thin Client, Tablet oder ein virtueller Desktop infrage. Hinzu kommen Peripherie, Netzwerkzugang, Betriebssystem, Anwendungen und gegebenenfalls Cloud-Dienste. Die Auswahl beginnt immer beim Einsatzzweck und nicht bei einem einzelnen Produktmerkmal.
| Einsatz | Typische Kriterien |
|---|---|
| Stationärer Büroplatz | Ergonomie, leiser Betrieb, mehrere Bildschirme, standardisierte Verwaltung |
| Mobiler Arbeitsplatz | Akkulaufzeit, Gewicht, Docking, WLAN, Geräteschutz |
| Entwicklung oder Medien | CPU-/GPU-Leistung, Arbeitsspeicher, Datenträger, benötigte Schnittstellen |
| Thin Client / VDI | Netzabhängigkeit, zentrale Bereitstellung, Peripherieunterstützung, Lizenzierung |
Leistungsfähigkeit sinnvoll bemessen
Kenngrößen werden im Zusammenhang bewertet: CPU, RAM, Massenspeicher, Grafik, Netzwerk und Peripherie müssen zur Anwendung passen. Überdimensionierung erhöht Anschaffungs- und Energiekosten, Unterdimensionierung beeinträchtigt Arbeitsabläufe und Nutzungsdauer. Auch Übertragungsraten, Datenmengen, Stromverbrauch und Wirkungsgrad können Gegenstand von Berechnungen sein.
- Mindest- und empfohlene Systemanforderungen unterscheiden
- Engpässe des gesamten Systems statt einzelner Spitzenwerte betrachten
- Erweiterbarkeit und erwartete Nutzungsdauer einplanen
- Barrierefreiheit und ergonomische Anpassungen berücksichtigen
Software und Lizenzmodell auswählen
Bei Software werden Funktionsumfang, Kompatibilität, Wartbarkeit, Schnittstellen und Support geprüft. Standard- und Individualsoftware, Open Source und proprietäre Software sowie lokale Installation und Cloud-Dienst sind keine pauschalen Qualitätsstufen, sondern unterschiedliche Bereitstellungsmodelle.
Lizenzbedingungen bestimmen, wer die Software auf welchen Geräten und in welchem Umfang verwenden darf. Begriffe wie EULA, OEM, GNU-Lizenzen oder Pay-per-Use müssen im jeweiligen Sachverhalt eingeordnet werden.
| Kriterium | Prüffrage |
|---|---|
| Funktion | Deckt die Software alle Muss-Anforderungen ab? |
| Integration | Passt sie zu Betriebssystem, Datenformaten und vorhandenen Schnittstellen? |
| Lizenz | Sind Nutzerzahl, Gerätezahl und Nutzungsart abgedeckt? |
| Betrieb | Wer übernimmt Updates, Datensicherung, Support und Verfügbarkeit? |
Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit vergleichen
Neben dem Kaufpreis gehören laufende Lizenz-, Betriebs-, Energie-, Support- und Finanzierungskosten in den Vergleich. Bei gleicher Eignung kann ein Preisvergleich genügen; bei unterschiedlich gewichteten Kriterien ist eine Nutzwertanalyse geeignet. Ökologische Aspekte umfassen insbesondere Energieverbrauch, Reparierbarkeit, Nutzungsdauer und Recyclingfähigkeit.
- Anschaffungskosten und laufende Kosten getrennt ausweisen
- Kauf, Leasing, Finanzierung und nutzungsabhängige Modelle vergleichbar machen
- qualitative Kriterien nicht ohne Begründung in Geldwerte umwandeln
- Wertschöpfung und Nutzen der Lösung dem Aufwand gegenüberstellen
Beschaffung einleiten
Muss-Anforderungen, Bewertungskriterien, Menge, Termin und Budget dokumentieren.
Vergleichbaren Leistungsumfang einschließlich Zubehör, Lizenzen und Service anfragen.
Spezifikationen, Konditionen, Lieferzeit, Gewährleistung und Folgekosten vergleichen.
Entscheidung auf Bedarf, Wirtschaftlichkeit und betriebliche Vorgaben zurückführen.
Freigaben, Bestellweg und Dokumentation nach betrieblichem Prozess einhalten.